Hver dag sendes 183 milliarder e-post til verden. Vi vil fortelle deg hvordan du skal sørge for at brevet ditt ikke går tapt i den generelle massen. Og slik at mottakeren ikke bare sendte ham til kurven, men også reagerte positivt på ham. Reglene for å skrive et forretningsbrev vil være nyttig for alle. Uten unntak. Hvordan skal bokstavet begynne?
Det er nødvendig å starte tradisjonelt: "Kjære Ivan Sergeevich, hallo!" Det var et tilfelle da et stort selskap i sin korrespondanse endret den klassiske appellen "Kjære" til "Kjære". Og selv om det virket, følelsesmessig ble klagen varmere, partene var våken. Ikke bruk uttrykket "God tid på dagen" som en hilsen. For det første snakker ingen i livet, og for det andre kan du få inntrykk av at du ikke bryr deg når brevet er mottatt.
KAN jeg BRUKE I SMILESBREV?
Hvis brevet er adressert til en fremmed og er av forretningsmessig karakter, kan smileys skape en følelse av kjennskap til adressaten. I uformelle brev adressert til kollegaer, er smileys ikke forbudt. Men hvis det er opplysninger i brevet som en dag administrerende direktør i firmaet ditt kanskje trenger, kan du tenke på om du vil ha den smilende parentesen for å få øyet?
HVORDAN IKKE GJØRE NEGATIVE EMOTJONER FOR Å AFFØRE TONEN PÅ BREVENE?
Når du er misfornøyd med noe, men ikke vil bryte sammen forholdet med synderen av utseendet på negative følelser, men skal føre en konstruktiv dialog med ham, må du ikke sende brevet umiddelbart. La oss lese teksten til en kollega som ikke er involvert i konflikten, eller send den senere når du kan skrive et brev nøytral i tone.
HVA SKAL DU SPESIFISERE BREVENE?
Et brev skal alltid ha et tema. Dette gir statusmeldingen og sparer ofte fra å komme inn i spam. Emnet skal være kort og kapasitet til å peke på deg eller til emnet ditt samarbeid med adressaten. For eksempel, hvis du møtte en klient på en konferanse, forum eller utstilling, er det logisk å anta at det vil være mange bokstaver i boksen med temaet "tilbud" eller "samarbeid". Derfor må du minne ham bedre på navn eller firmanavn. Og hvis du lenge har kjent, angir emnet i brevet temaet for samarbeid eller anledning til korrespondanse: "spørsmålet om ...", "kommentere ..."
Er det verdt å gå fra ambisiøst språk til ufeilbarlig?
Hvis du mottok et brev skrevet i streng forretningssone, må du svare på samme måte. Forsink denne regelen om å skrive et forretningsbrev bør ikke være.
Erfaring viser at overgangen fra et formelt språk til en uformell i virksomhetskorrespondanse ofte fører til ineffektiv samhandling. Det vil være vanskelig for deg å diskutere forretningssaker og oppfordre partnere til å oppfylle sine forpliktelser hvis kommunikasjonen med dem har blitt som en vennlig. Det offisielle språket bidrar til å holde avstand og effektivt løse problemer. Formell stil bidrar til å være riktig først og fremst i sine egne uttalelser, noe som fører til bedre resultater.
ER DET EN METODE FOR Å BEGREVE ADRESEN SENESTE TIL Å SEND SVAR?
I stedet for å skrive i emnet "raskt" eller "raskt", er det bedre å spesifisere i bokstavens tekst den nøyaktige tidsrammen du vil motta svar på. For eksempel: "Jeg ber deg om å svare til en slik dato" eller "Jeg oppfordrer deg til å informere om din beslutning senest denne dato. Ikke prøv å fremskynde prosessen ved å fortelle adressaten å forvente svaret: "Jeg håper på ditt samtykke" eller "Jeg ber om å svare ja." Gi personen muligheten til å tenke for seg selv.
I NOGEN TILFELDING, BRUK DET DEN VIKTIGE VIKTIG?
Dette verktøyet bør bare brukes når saken oppgitt i brevet er veldig presserende og viktig, ikke bare for deg, men også for adressaten din. Tror du at alle tilfellene er slik? Merk alle Internett-bokstaver med røde flagg og utropstegn - feil. Husk eventyret om en hane og en ulv: Når du virkelig trenger et brev som skal leses umiddelbart, vil det bli ignorert.
HVORDAN KORRIGT SKRIVES SKRIFTLIG I HVILKEN FEIL INNEHOLDER?
Hvis du blir tvunget til å nekte noe, må du ikke starte meldingen med en feilmelding. Beskriv kort begrunnelsen for din beslutning og gjør det klart at det under visse omstendigheter er mulig å komme tilbake til behandlingen av saken. Takk for interessen som er vist for deg, uttrykke angst om et slikt utfall av saken og fullføre brevet med en positiv kommentar, for eksempel "Jeg ønsker suksess".
HVA SKAL GJØR OM BREVET ER FOR LENGT?
Struktur teksten, bryt den inn i kapitler, avsnitt, avsnitt - ellers er den lange meldingen vanskelig å oppleve. Hvis informasjonen er gitt av ett kontinuerlig stykke, så begynner personen på den andre linjen å miste interessen for den. Den ideelle formelen for å samle store Internett-bokstaver ser slik ut: en tanke er ett avsnitt. Det er også viktig å unngå komplekse setninger og uklare setninger. For å reagere raskt på brevet, bør en person forstå fra første gang hva de virkelig vil ha fra ham.
HVORDAN ER DET BARE TIL TILMELDING?
Når du svarer på brevet, er det nok til å indikere på slutten ditt navn og etternavn. Hvis du oppretter korrespondanse, angir du dessuten din posisjon og kontaktnummer. Ved å bruke i begynnelsen av brevet, anklager "Kjære ...", ikke avslutte det med uttrykket "Yours faithfully". Skriv: "Vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen". Få flere typer signaturer i maileren og bruk dem avhengig av situasjonen.
PÅ VILLAGE GRANDFATHER.
• Ifølge forskningsfirmaet Radicati Group sendes 183 milliarder internettbrev hver dag i verden, det vil si mer enn 2 millioner bokstaver per sekund.
• Kaspersky Lab, en kjent produsent av anti-spam-systemer, anslår at 80% av all epost sendt på en dag er spam.
• Ifølge Gallup Media-byrået, av de 70 millioner registrerte brukerne av mail.ru-postsystemet, kontrollerer nesten 8 millioner postkassen sin daglig.
• Mesteparten av spam sendes fra USA, Russland og Polen.
• De vanligste temaene for uautorisert annonsering, som sendes via post, er medisiner og bekjente.